آموزش اکسس ( قسمت هفتم )
تعریف گزارش :
گزارش شیئی است که کاربر از طریق آن فقط امکان مشاهده اطلاعات جدول یا معیار را پیدا می کند. به عبارت دیگر امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارش وجود ندارد .( گزارش بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می شود )
ساخت گزارش به روش Report Wizard:
- در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Report و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
- در پنجره باز شده در کادر بالا روش Report Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن گزارش بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
- فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
- با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
- در این مرحله فیلد یا فیلدهایی که می خواهیم گزارش بر اساس آنها گروهبندی شود را انتخاب می کنیم .
توضیح : با انتخاب فیلد گروهبندی دکمه Grouping Options فعال می شود که درون پنجره این دکمه میتوانیم گروههای گزارش را دسته بندی کنیم . ( مثلا اگر میخواهیم گزارش گروبندی شدهای بر اساس سال تولد بسازیم می توانیم گروهها را بر اساس متولدین دهه های مختلف دسته بندی کنیم ) - با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
- در این مرحله نحوه مرتب شدن اطلاعات بر اساس فیلد یا فیلدهای مورد نظر و همچنین به ترتیب صعودی یا نزولی انتخاب می شود . همچنین در این مرحله باکلیک روی دکمه Summary Options ( فقط برای گزارش های گروهبندی شده ) می توانیم بر روی فیلدهای عددی برخی محاسبات را انجام بدهیم .
- با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
- در این مرحله با امکانات زیر مواجه می شویم :
-
نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين ميكنيم :
Columner ( طرح ستونی )
Tabuler ( طرح سطری )
Justified ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )
-
جهت کاغذ را با انتخاب یکی از گزینه های زیر مشخص می کنیم :
Portrate : جهت عمودی
Landscape : جهت افقی
- با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
- سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری گزارش می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و ... )
- با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
- نام دلخواه را برای گزارش ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .
ساخت گزارش به روش AutoReport :
AutoReport ها قابليت ايجاد گزارش از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير ميسازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Reportاز دکمه New يكي از AutoReport ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن گزارش ايجاد ميگردد .
آشنایی با قسمتهای مختلف یک گزارش :
Report Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه گزارش فقط در آغاز گزارش ظاهر می شود ( یعنی بالای صفحه اول گزارش )
Page Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه صفحه ها در بالای همه صفحه ها ظاهر می شود .
Report Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه گزارش فقط در پایان گزارش ظاهر می شود ( یعنی پایین صفحه آخر گزارش )
Page Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه صفحه ها در پایین همه صفحه ها ظاهر می شود .