Powerpoint مقدماتی ( 4 )

انیمیشن 

با استفاده از موضوع انیمیشن می توانیم متن و تصاویر موجود در اسلاید را حرکت دهیم . برای انجام این کار از منوي Slide Show گزينه Custom Animation را انتخاب می کنیم . با ظاهر شدن پانل انیمیشن بعد از انتخاب شکلی که می خواهیم به آن حرکت دهیم از پانل انیمیشن دکمه Add Effect را کلیک کرده و انیمیشن مورد نظر را از بین  یکی از گزینه های زیر انتخاب می کنیم :

  • Entrance : انیمیشن های ورودی ( شکل وارد اسلاید می شود )
  • Emphasis : انیمیشن های تاکیدی ( بر روی شکل یا متن انتخاب شده تاکید می شود )
  • Exit : انیمیشن های خروجی ( شکل از اسلاید خارج می شود )
  • Motion Path : انیمیشن های حرکتی ( شکل در سطح اسلاید و در مسیر دلخواه حرکت می کند )

نکته 1 : در هر كدام از جلوه هاي بالا با انتخاب گزینه more effects  به لیست کامل انیمیشن های هر دسته دسترسي پيدا مي كنيم.

نکته 2 : با استفاده از گزینه های موجود در کادر Start ( گزینه های زیر ) نحوه اجرای انیمیشن را مشخص می کنیم :

  • On Click : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن با کلیک ماوس انجام می شود .
  • With Previous : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن همزمان با حرکت قبل انجام می شود .
  • After Previous : با انتخاب این گزینه اجرای انیمیشن بلافاصله بعد از حرکت قبل انجام می شود .

نکته 3 : با استفاده از گزینه های موجود در کادر Speed سرعت اجرای انیمیشن را مشخص می کنیم .

نکته 4 : در انیمیشن های دسته حرکتی اگر بخواهیم مسیر حرکت دلخواه تعریف کنیم از منوی انیمیشن های حرکتی گزینه Draw Custom Path را انتخاب کرده و یکی از انواع مسیر های زیر را رسم می کنیم :

  • Line : مسیر مستقیم
  • Curve : مسیر منحنی
  • Free Form : مسیر بسته دلخواه
  • Scribble : مسیر باز دلخواه

نکته 5 : برای دسترسی به پنجره خصوصیات انیمیشن روی انیمیشن مورد نظر در پانل انیمیشن دابل کلیک می کنیم .

توضیح برخی از گزینه های موجود در پنجره خصوصیات انیمیشن :

برگه Effects

  • گزینه Smooth Start : با انتخاب این گزینه شروع اجرای انیمیشن به کندی انجام می شود .
  • گزینه Smooth End : با انتخاب این گزینه پایان اجرای انیمیشن به کندی انجام می شود .
  • گزینه AutoReverse : با انتخاب این گزینه انیمیشن در پایان به طور معکوس نیز اجرا می شود .
  • کادر  ُSound : در این کادر برای انیمیشن صدای دلخواه انتخاب می کنیم .
  • کادر  After Animation : در این کادر وضعیت ظاهر و رنگ انیمیشن را بعد از اجرا مشخص می کنیم .

برگه Timing

  • کادر  Start : قبلا توضیح داده شده است .
  • کادر  Delay : در این کادر تاخیر قبل از اجرای انیمیشن را وارد می کنیم .
  • کادر  Speed : در این کادر سرعت اجرای انیمیشن را وارد می کنیم .
  • کادر  Repeat : در این کادر تعداد دفعات تکرار انیمیشن را وارد می کنیم .
  • دکمه Triggers : با کلیک روی این دکمه و انتخاب گزینه Start effect on click of در کادر مقایل آن نام شکلی را انتخاب می کنیم که اجرای انیمیشن با کلیک روی آن اتفاق می افتد . ( یعنی انیمیشن وقتی اجرا می شود که روی شکل کلیک شود )
+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Powerpoint مقدماتی ( 3 )

توضیح دکمه های نوار ابزار  Formatting :

کادر Font : برای تغییر نوع قلم متن انتخاب شده استفاده می شود .

کادر FontSize : برای تغییر اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Bold : برای ضخیم کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Italic : برای اریب کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Underline : برای زیر خط دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Shadow : برای سایه دار کردن متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Align Left : برای چپ چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Center : برای وسط چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Align Right : برای راست چین کردن پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Numbering : برای شماره گذاری پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Bullets : برای بالت دار کردن پاراگرافهای انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Left to Right : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از چپ به راست )استفاده می شود .

دکمه Right to Left : برای تغییر جهت پاراگراف انتخاب شده ( از راست به چپ )استفاده می شود .

دکمه Increase FontSize : برای افزایش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Decrease FontSize : برای کاهش اندازه متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Decrease Indent : برای کاهش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Increase Indent : برای افزایش تورفتگی پاراگراف انتخاب شده ( یا کلیک شده )استفاده می شود .

دکمه Font Color : برای تغییر رنگ متن انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Design : با انتخاب این دکمه مجموعه ای از طرح های آماده برای اسلاید به کاربر ارائه می شود و کاربر براع اعمال طرح مورد نظر به اسلاید جاری کافیست که روی آن کلیک کند .

دکمه New Slide : برای اضافه کردن اسلاید جدید به نمایش استفاده می شود .

توضیح دکمه های نوار ابزار  Drawing:

دکمه Auto shape : در این قسمت مجموعه ای از شكل های مختلف قرار دارد كه با انتخاب هرگزینه می توان به تصویرهای بیشتری در داخل گزینه دست پیداكرد.این تصاویر باDrag كردن روی اسلاید ایجاد می شود.داخل شكل ها می توان متن و تصویر قرار داد.هنگامی كه یك Auto shape را انتخاب می كنیم یك نقطه زردرنگ در كنارشكل ظاهر می شود كه توسط این گزینه می توان ظاهر شكل راتغییرداد. همچنین امكان تغییر سایز و جابجایی شكل ها نیز وجود دارد.

دکمه  Line : برای رسم خطوط راست استفاده می شود .

دکمه  Arrow : برای رسم خطوط جهت نما استفاده می شود .

دکمه  Rectangle : برای رسم مستطیل استفاده می شود كه با پایین نگه داشتن كلید Shiftشكل رسم شده مربع می شود.

دکمه Oval : برای رسم بیضی كه با پایین نگه داشتن كلید Shift شكل رسم شده دایره می شود.

دکمه Text Box : برای رسم کادر متنی استفاده می شود .

دکمه  Word Art : برای رسم متن های هنری استفاده می شود .

دکمه  Insert Diagram : برای رسم انواع نمودار سازمانی استفاده می شود .

دکمه  Clip Art : برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.

دکمه Insert Picture : برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.

دکمه  Fill Color : برای تغییر رنگ قسمت های درونی شكل ها استفاده می شود .

دکمه Line Color : برای تغییر رنگ محیط شكل ها استفاده می شود .

دکمه  Font color : برای تغییر رنگ متن استفاده می شود .

دکمه  Line Style : برای تغییر نوع و ضخامت خطوط انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه  Dash Style : برای تغییر خط چین خطوط انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه Arrow Style : برای تغییر شکل پیکان خطوط انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه  Shadow Style : برای سایه دار کردن شکل  انتخاب شده استفاده می شود .

دکمه ۳D Style : برای سه بعدی کردن شکل  انتخاب شده استفاده می شود .

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Powerpoint مقدماتی ( 2 )

نماهای یک نمایش :

در Power-Point نماهای مختلفی داریم كه در ظاهر نمایش برنامه تاثیر می گذارد . برای مشاهده  نماهای مختلف منوی View را باز کرده و یکی از نماهای زیر را انتخاب می کنیم :

 Normal : حالت طبیعی نمایش برنامه می باشد در حقیقت می توان گفت در بدو ورود به برنامه این نما قابل مشاهده می باشد. خصوصیت نمای Normal View این است كه در آن می توان اقدام به طراحی ، حذف و اضافه نمودن محتوای اسلاید و همچنین حذف و اضافه نمودن خود اسلایدها نمود ، در حقیقت نمای طراحی می باشد .

 Slide Sorter: در این نما می توان اسلایدها را در اندازه ی كوچك می توان یكجا مشاهده نمود . توجه کنید که در این نما امكان طراحی داخلی اسلاید وجود ندارد ولی در آن می توان اقدام به اضافه یا حذف اسلایدها نمود و قابلیت جابجایی اسلایدها توسط Drag & Drop وجود دارد.

 Slide Show: این نما برای نشان دادن نتیجه کار استفاده می شود و امكان هیچ گونه طراحی یا ویرایش اسلایدها  وجود ندارد. کلید میانبر این نما F5 بوده و برای خروج از این نما هم دکمه Esc را فشار می دهیم .

Notes Page : در این نما طراح اسلاید یادداشتی را برای یادآوری یا تاكید خود می نویسد كه این یادداشت در نمایش نهایی Slide show ظاهر نخواهد شد و صرفا خود طراح از آن استفاده خواهد كرد . مطالب نوشته شده در این نما را در پایین قسمت نمای Normal می توان مشاهده كرد .

مدیریت اسلایدها :

( قبل از مطالعه این بخش توجه کنید که برای کنترل بهتر اسلایدها توصیه می شود که دستورات زیر را در نمای Slide Sorter انجام دهید )

کپی کردن یک اسلاید :

  • راه اول : استفاده از روش Drag and Drop همراه با نگه داشتن دکمه Ctrl
    توضیح : Drag and Drop یعنی بعد از انتخاب یک موضوع روی آن کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت مقصد حاکت کنیم و در پایان دکمه ماوس را رها کنیم .
  • راه دوم : استفاده از دستورهای Copy و Paste

جا به جا کردن اسلاید ها :

  • راه اول : استفاده از روش Drag and Drop همراه با نگه داشتن دکمه Ctrl
  • راه دوم : استفاده از دستورهای Copy و Paste

حذف کردن یک اسلاید : روی اسلاید مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Delete Slide را انتخاب می کنیم .

مخفی کردن یک اسلاید : روی اسلاید مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Hide Slide را انتخاب می کنیم . ( منظور از مخفی شدن اسلاید این است که در نمای Slide Show اسلاید مخفی شده پخش نمی شود )

کپی کردن اسلاید از نمایش دیگر : از منوی Insert گزینه Slide from file را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده با دکمه Browse نمایش مورد نظر را انتخاب کرده و بعد از انتخاب اسلاید مورد نظر دکمه Insert را کلیک می کنیم .

  Transition یا گذار :

به نحوه طاهر شدن اسلایدها در نمای Slide Show گذار یا Transition گفته می شود . برای دسترسی به این موضوع از منوي Slide Show گزينه Slide Transition را انتخاب می کنیم .

در پنل ظاهر شده گذار مورد نظر را از کادر بالا انتخاب می کنیم .

  • نکته 1 : در کادر Speed از پانل Transition سرعت اجرای گذار را انتخاب می کنیم .
  • نکته 2 : در کادر Sound  از پانل Transition صدای دلخواه هنگام اجرای اسلاید را انتخاب می کنیم . ( با انتخاب گزینه Other Sound میتوانیم فایل صوتی دلخواه با پسوند Wav انتخاب کنیم )
  • نکته 3 : اگر بخواهیم زمان نمایش برای اسلاید تعریف کنیم ابتدا گزینه Automatically After را انتخاب کرده و سپس زمان دلخواه را در کادر مقابل وارد می کنیم .
  • نکته 4 : اگر بخواهیم تنظیمات انتخاب شده به همه اسلایدها اعمال شود دکمه Apply to All Slides را کلیک می کنیم .
+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Powerpoint مقدماتی ( 1 )

تعریف

PowerPoint نرم افزاری قوی و توانا برای ساخت نمایش های (Presentations) قابل مشاهده در كامپیوتر است . در واقع این برنامه با در اختیار گذاشتن مجموعه ای از امکانات به کاربر در ارائه بهتر مطالب کمک می کند . از این برنامه در نمایش های تجاری (Business) و كنفرانس های كلاسی ، سمینارها و ... استفاده می شود.

  • نکته 1: به هر فایل ایجاد شده در پاورپوینت Presentation یا نمایش گفته می شود .
  • نکته 2 : هر نمایش از چند صفحه تشکیل شده که به هر کدام از این صفحه ها اسلاید ( Slide ) گفته می شود .

اضافه کردن اسلاید جدید به نمایش :

راه اول : کلیک روی دکمه New Slide از نوار ابزار Formatting

راه دوم : انتخاب گزینه New Slide از منوی Insert

نکته : هنگامیكه اقدام به ایجاد یك اسلاید جدید می نماییم در قسمت Task Pan ( پانل ظاهر شده در سمت راست ) لیست Slide Layout ها یا قالبهای آماده دیده می شود كه با انتخاب هر كدام Layout مربوطه به اسلاید جاری اعمال می شود . هر كدام از Layout ها می توانند محتوای متفاوتی به اسلایدها بدهند كه به ترتیب قرار گرفتن Layout ها در این قسمت آنها را توضیح می دهیم. ( هر Layout دارای یك نام می باشد كه با ثابت نگه داشتن ماوس روی Layout ظاهر می شود  )

Title Slide : انتخاب این طرح به اسلاید دو کادر عنوان و زیر عنوان می دهد . ( این طرح معمولا برای اولین اسلاید استفاده می شود )

 Title Only: انتخاب این طرح به اسلاید فقط یک کادر عنوان می دهد و فضای زیر آن در اختیار کاربر قرار دارد که با محتوای دلخواه پر شود.

 Title and text: انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان و یک کادر برای نوشتن متن می دهد . متن های نوشته شده در کادر متنی در یك ستون نوشته می شود.

Title and two column text : انتخاب این طرح به اسلاید یک کادر عنوان به همراه دو ستون متنی می دهد .

Blank : در این حالت یك اسلایدی كاملا خالی در اختیار ما قرار می گیرد كه می توانیم هر نوع داده ای را در آن جا دهیم.

Content : انتخاب این طرح به کاربر یک انتخاب شش گانه می دهد كه هر كدام را جداگانه توضیح می دهیم :

  •  Insert Table: این گزینه برای رسم جدول در اسلاید استفاده می شود. با انتخاب این مورد پنجره ی كوچك Insert Table مطابق شكل باز می شود كه در آن تعداد سطر و ستون را وارد می كنیم و بعد از زدن OK شاهد درج جدول در اسلاید می شویم .
  •  Insert Chart: این گزینه برای رسم نمودار در اسلاید استفاده می شود. با کلیک روی این دکمه وارد برنامه رسم نمودار می شویم ( برنامه ای به اسم Microsoft Graph  که از نظر ظاهری شبیه Excel می باشد ) و با یک نمودار پیش فرض مواجه می شویم . اطلاعات مربوط به نمودار پیش فرض را پاک کرده و اطلاعات خود را وارد می کنیم و پس از تنظیمات ظاهری بیرون هاشور دور نمودار کلیک می کنیم تا به Powerpoint برگردیم . ( برای برگشت دوباره به برنامه ویرایش نمودار کافیست که روی سطح آن دابل کلیک کنیم )
  • Insert Clip Art : این گزینه برای قراردادن Clip Art ( تصاویر آماده Office ) در اسلاید استفاده می شود.
  • Insert Picture : این گزینه برای قراردادن تصویر دلخواه در اسلاید استفاده می شود.
  •  Insert Diagram or organization chart : باین گزینه برای ایجاد انواع نمودارهای سازمانی استفاده می شود . ( روش رسم نودار سازمانی توضیح داده خواهد شد )
  •  Insert Media Clip: این گزینه برای ایجاد Multimedia ( فیلم و صداهای آماده در  Office )در اسلاید استفاده می شود .

تغییر زمینه اسلاید :

  1.  از منوی Format گزینه Background را انتخاب می کنیم .
  2.  در پنجره باز شده از نوار انتخاب رنگ , رنگ دلخواه را انتخاب می کنیم .
  3.  اگر بخواهیم رنگ انتخاب شده به همه ی اسلایدها اضافه شود گزینه ی Apply to all و اگر بخواهیم فقط به اسلاید جاری اعمال شود گزینه ی Apply را می زنیم .

نکته 1 : برای دسترسی به رنگهای بیشتر از نوار انتخاب رنگ گزینه ی More Color را کلیک می کنیم .

نکته 2 : برای دسترسی به طرح های ویژه از نوار انتخاب رنگ گزینه Fill Effects را کلیک می کنیم . پنجره ای به همین نام باز می شود و چهار Tab یا برگه در آن دیده می شود كه هر كدام از این قسمت ها را توضیح می دهیم .

برگه Gradient ( طیف نور ) :
در این برگه ابتدا با انتخاب یكی از گزینه های زیر ( در قسمت Colors ) نوع ترکیب رنگ را انتخاب می کنیم :

  • One Color : حالت تک رنگ
  • Two Colors : حالت دو رنگ
  • Preset : حالتهای از پیش تعریف شده

سپش با استفاده از گزینه های پایین صفحه جهت ترکیب رنگها را انتخاب می کنیم .

برگه Texture ( بافت ) :

در این برگه از میان طرح های ارائه شده طرح دلخواه را برای زمینه اسلاید انتخاب می کنیم .

برگه Pattern ( الگو ) :

با دادن دو رنگ دلخواه در Background و Foreground می توان از الگوهای این قسمت برای زمینه ی اسلاید استفاده نمود .

برگه Picture :

در این برگه با انتخاب گزینه Select Picture میتوانیم تصویر دلخواه را به عنوان زمینه اسلاید قرار دهیم .

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel مقدماتی ( 6 )

آشنایی با پنجره Format Cells :

برای مشاهده پنجره Format Cells روی محدوده انتخاب شده مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Format Cells را کلیک می کنیم .
در پنجره باز شده برگه های زیر وجود دارد که به ترتیب توضیح داده خواهد شد :

برگه Number :

توسط این برگه یا Tab میتوانیم نوع اطلاعات ورودی به محدوده انتخاب شده را تعیین کنیم که شامل گزینه های زیر میباشد :

  • General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان میدهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان میدهد.
  • Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان میدهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر میشود.همچنین در این قسمت میتوانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
  • Decimal Places : در این قسمت میتوانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
  • Negative Number : در این قسمت میتوانیم شکل نمایش اعداد منفی را انتخاب کنیم. ( توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل میكند. )
  • Use 1000 Separator : با انتخاب این گزینه اعداد بزرگ هر سه رقمشان از راست با کاما جدا می شود .
  • Currency : در این برگه واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و میتوانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
  • Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری میباشد ولی واحد پولی در سمت چپ عدد نوشته میشود.
  • Date : این برگه تاریخ را با قالب های مختلف نشان میدهد و ما میتوانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و قالب دلخواه را انتخاب کنیم.
  • Time : این برگه زمان را با قالب های مختلف نشان میدهد و ما میتوانیم انواع قالب بندی های زمان را دیده و قالب دلخواه را انتخاب کنیم.
  • Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان میدهد.
  • Fraction : در این برگه می توانیم برای کسر نوشته شده در سلول فرم نمایش دلخواه انتخاب کنیم .
  • Scientific : مقادیر را با در نماد علمی نشان میدهد.
  • Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان میدهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان میدهد و مقادیر آنرا محاسبه نمیکند.
  • Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم.

برگه Alignment :

این Tab شامل قسمتهای زیر است :

  • قسمت Orientation : در این قسمت زاویه قرار گرفتن متن در سلول تعیین می شود .
  • کادر  Horizental : محل قرار گرفتن متن در راستای افقی را تعیین میکند.
  • کادر  Vertical : محل قرار گرفتن متن در راستای عمودی را تعیین میکند.
  • گزینه Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
  • گزینه Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
  • گزینه Merge Cells : انتخاب این گزینه باعث می شود که سلولهای ناحیه انتخاب شده با هم ادغام بشوند .

برگه Font :

این Tab شامل گزینه های زیر است :

  • Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم.
  • Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
  • Size: در این قسمت اندازه متن را تعیین میکنیم.
  • Underline: در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین میکنیم.
  • Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین میکنیم.
  • Strike Through : بر روی متن خط میکشد.
  • Super Script : برای بالا نویسی استفاده میشود.
  • Sub Script : برای زیر نویسی استفاده میشود.

برگه Border :

این Tab برای رسم کادر دور سلولها استفاده می شود و شامل قسمتهای زیر است :

  • Style : در این قسمت نوع خط کادر را مشخص میکنیم.
  • Color : در این قسمت رنگ خط کادر را مشخص میکنیم.
  • Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص میکنیم.
  • Border : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول کادر داشته باشد. نیز میتوانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول کادر داشته باشد.

برگه Patterns :

این Tab برای تغییر رنگ زمینه سلولها استفاده می شود و شامل قسمتهای زیر است :

  • Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را برای زمینه انتخاب میکنیم.
  • Pattern : در این قسمت میتوانیم الگو یا طرح مورد نظر را برای زمینه انتخاب کنیم و همچنین رنگ طرح یا هاشور را تعیین كنیم.

برگه Protection :

در این Tab گزینه های زیر وجود دارد :

  • گزینه Locked : با انتخاب این گزینه سلولهای محدوده انتخاب شده در وضعیت Locked قرار می گیرند ( قفل می شوند ) .
  • گزینه Hidden : با انتخاب این گزینه فرمول نوشته شده درون سلولهای محدوده از دید کاربر مخفی می شود .

نکته مهم : تاثیر هر دو گزینه ذکر شده فقط در وضعیت Protect Sheet ( توضیح داده خواهد شد ) قابل مشاهده خواهد بود .

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel مقدماتی ( 5 )

توابع اکسل- بخش اول :

تابع Sum

فرم کلی

=Sum(محدوده)

توضیح

 این تابع جمع سلولهای محدوده ذکر شده را حساب می کند .

مثال

 =Sum(a1:a6)

  

 تابع Average

فرم کلی

=Average(محدوده)

توضیح

 این تابع معدل سلولهای محدوده ذکر شده را حساب می کند .

مثال

 =Average(a1:a6)

 

تابع Min

فرم کلی

=Min(محدوده)

توضیح

 این تابع کوچکترین عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند .

مثال

 =Min(a1:a6)

 

تابع Max

فرم کلی

=Max(محدوده)

توضیح

 این تابع بزرگترین عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند .

مثال

 =Max(a1:a6)

 

تابع Count

فرم کلی

=Count(محدوده)

توضیح

 این تابع تعداد سلولهای حاوی عدد را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند .

مثال

 =Count(a1:a6)

 

تابع CountA

فرم کلی

=CountA(محدوده)

توضیح

 این تابع تعداد سلولهای غیر خالی را در محدوده ذکر شده را پیدا می کند .

مثال

 =CountA(a1:a6)

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel مقدماتی ( 4 )

طریقه نوشتن آدرس محدودهء انتخاب شده :

برای نوشتن آدرس مربوط به محدوده انتخاب شده از دو عملگر : ( به معنی تا ) و ; ( به معنی و ) استفاده می کنیم .

  • آدرس یک محدوده : برای نوشتن آدرس یک محدوده از اول تا آخر یکی از قطر های آن را در نظر می گیریم . مثل  a2:c5
  • آدرس چند محدوده : برای نوشتن آدرس چند محدوده آدرس هر محدوده را نوشته و بعد از آن علامت ; را میگذاریم و سپس آدرس بعدی را می نویسیم . مثل  a3:d5;g9:i12
  • آدرس یک سطر : برای نوشتن آدرس سطر پنجم می نویسیم :      5:5
  • آدرس یک ستون : برای نوشتن آدرس ستون F می نویسیم :     ّF:F

نکته مهم : هنگام نوشتن فرمول اگر بخواهیم به آدرس سلولی در صفحه دیگر ( غیر از صفحه جاری ) اشاره کنیم باید ابتدا نام صفحه را همراه با علامت ! وارد کرده و سپس آدرس سلول را بنویسیم . به طور مثال اگر بخواهیم به آدرس سلول a2 از صفحه sheet2 اشاره کنیم باید بنویسیم :  sheet2!a2

فرمول نویسی در Excel

هنگام نوشتن روابط محاسباطی در اکسل به نکات زیر توجه می کنیم :

  1. تمامی فرمولها و روابط محاسباتی در اکسل با علامت = شروع می شوند .
  2. عملگر هاي محاسباتي مورد استفاده و ترتیب اعمال آنها به شرح زیر می باشد :
    • ( ^ ) توان
    • ( * و /) ضرب و تقسيم
    • ( + و -) جمع و تفريق
  3. در روابط محاسباطی ابتدا داخل پرانتزها محاسبه می شود .

ايجاد فرمول و مشاهده نتيجه :

در Excel به دو روش ميتوان فرمولها را نوشت :

  1. در خط فرمول ( يا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تايپ کرده سپس فرمول را تايپ ميکنيم و بعد Enter ميزنيم.
  2. در خانه اي که ميخواهيم فرمول نوشته شود، Click ميکنيم ، علامت تساوي را تايپ کرده ، سپس با ماوس بر روي خانه اي که ميخواهيم عمل بر روي آن انجام شود Click ميکنيم ، سپس عملگر را تايپ کرده و سپس بر روي عملوند بعدي Click ميکنيم. فرض كنيد در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتيم و ميخواهيم در سلول A3 حاصل جمع اين دو را بدست آوريم ، براي اين كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تايپ كرده سپس بر روي سلول A1 ( اولين عملوند ) كليك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تايپ كرده و بعد بر روي سلول A2 ( دومين عملوند) كليك مي كنيم و در انتها Enter مي كنيم.

آدرس دهي نسبی و مطلق

درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.

آدرس دهي نسبي :

آدرس نسبی یعنی آدرسی که هنگام عمل کپی ثابت نماند و تغییر کند . به طور مثال اگر درون سلولی فرمول c4*8 =را بنویسیم و این سلول را به سه خانه پایین تر کپی کنیم فرمول قبلی تبدیل می شود به c7*8 =  یعنی c4 به c7 تبدیل می شود ( چون هنگام عمل کپی از مبدا سه خانه به پایین کپی کرده ایم c4 هم تبدیل شده به سه خانه پایین تر یعنی خانه c7  .

آدرس دهي مطلق :

آدرس نسبی یعنی آدرسی که هنگام عمل کپی ثابت نماند و تغییر کند . برای نوشتن آدرس سلول به صورت مطلق علامت $ را قبل از نام ستون و شماره سطر وارد می کنیم . مثلا فرم مطلق A1 می شود : $A$1

نکته مهم : علاوه بر فرم های ذکر شده بری آدرس دو مدل آدرس نیمه مطلق نیز داریم :

  • مدل 1 : در این مدل هنگام کپی نام ستون ثابت می ماند و فقط شماره سطر تغییر می کند ( علامت $ فقط قبل از نام ستون می آید مثل A1 $)
  • مدل ۲ : در این مدل هنگام کپی شماره سطر ثابت می ماند و فقط نام ستون تغییر می کند ( علامت $ فقط قبل از شماره سطر می آید مثل  A$1)

استفاده از توابع

توابع اکسل امکان انجام محاسبات ریاضی, آماری, منطقی و ... را برای کاربر فراهم می کند .

براي استفاده از توابع به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

روش اول :

    • بر روي دکمه Functions در نوار فرمول كليك مي كنيم.
    • در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص مي كنيم. كليه توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانيم ميتوانيم آنرا در All پيدا كنيم و در قسمت Function name تابع را مشخص مي كنيم.
    • در پنجره اي كه باز مي شود آرگومانهای مورد نیاز تابع را وارد کرده و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .

روش دوم :

    • منوي Insert را انتخاب مي كنيم.
    • زير منوي Function را انتخاب مي كنيم.
    • بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

در این روش به جای استفاده از پنجره توابع به طور مستقیم فرمول شامل تابع را تایپ می کنیم .

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel مقدماتی ( 3 )

تغيير ارتفاع سطرها و پهنای ستونها

تغيير ارتفاع سطر :

کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

تغيير پهناي ستون :

کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

پاک کادن محتوای یک سلول یا محدوده :

روش اول : روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Clear Contents را کلیک می کنیم .

روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر دکمه Delete را از صفحه کلید فشار می دهیم .

حذف سلول یا محدوده :

وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسط سلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول یا محدوده باید روی محدوده مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنیم . با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود ) :

  • Shift Cell Left :
    باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود.
  • Shift Cells Up :
    خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند.
  • Entire Row :
    سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.
  • Entire Column :
    ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.

کپی و انتقال سلولها

کپی کردن سلول یا محدوده :

روش اول :روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Copy را کلیک می کنیم و سپس در مقصد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Paste را کلیک می کنیم .

روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر روی کادر دور محدوده کلیک می کنیم و با نگه داشتن دکمه ماوس و دکمه Ctrl از صفحه کلید به سمت مقصد حرکت کرده و در پایان دکمه ماوس را رها می کنیم .

نکته : در روش دوم اگر بخواهیم از یک صفحه به صفحه دیگر کپی کنیم لازم است که علاوه بر دکمه Ctrl دکمه Alt را هم فشار بدهیم .

انتقال سلول یا محدوده :

روش اول :

روی سلول یا محدوده انتخاب شده راست کلیک کرده و گزینه Cut را کلیک می کنیم و سپس در مقصد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Paste را کلیک می کنیم .

روش دوم : بعد از انتخاب سلول یا محدوده مورد نظر روی کادر دور محدوده کلیک می کنیم و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت مقصد حرکت کرده و در پایان دکمه ماوس را رها می کنیم .

نکته : در روش دوم اگر بخواهیم از یک صفحه به صفحه دیگر کپی کنیم لازم است که دکمه Alt را هم فشار بدهیم .

اضافه کردن سطر :

بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راست کرده و از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم.

نکته :سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند.

اضافه کردن ستون :

بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم و از منوی باز شده گزينه Insert را انتخاب ميکنيم.

نکته : ستون قبلي به جلو رانده ميشود.

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel مقدماتی ( 2 )

مدیریت فایلها :

ايجاد يكWorkBook  یا فایل جديد در Excel :

برای باز کردن فایل جدید روی دکمه New از نوار ابزار Standard  کلیک می کنیم .

ذخيره كردن يك فایل :

انتخاب منوي File

انتخاب گزينه Save

اگر براي اولين بار باشد كه Save را انتخاب ميكنيم ، پنجره اي با نام Save as باز ميشود كه شامل قسمتهاي زير است :

    • Save In : مسير ذخيره سازي را در اين قسمت تعيين ميكنيم.
    • File Name : نامي را كه ميخواهيم file را با آن نام ذخيره كنيم در اين قسمت تايپ ميكنيم.
    • Save as Type : پسوندي ( نوعي ) را كه ميخواهيم فايل با آن ذخيره شود تعيين ميكنيم. به اين قسمت مگر در موارد خاص دست نميزنيم.

دکمه Save را کلیک میکنیم .

نکته 1 :اگر براي دفعاتي بعد گزینه Save را انتخاب كنيم پنجره Save as ظاهر نميشود و تغييرات داده شده با همان نام ذخيره ميشود.

نکته 2 : فايلهاي  Excel با پسوند.xls ذخیره می شوند .

باز كردن فایل ذخيره شده :

اگر يك Book را كه ذخيره كرده ايم بخواهيم باز كنيم به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :

  1. انتخاب منوي File
  2. انتخاب گزينه Open
  3. در نوار Look In از پنجره باز شده مسير فايلي را كه ميخواهيم باز كنيم انتخاب ميكنيم.
  4. در نوار Look In از پنجره باز شده اسم فايل مورد نظر را تايپ می كنيم وسپس دکمه  Open را کلیک می كنيم .

بستن يك فایل باز :

  1. منوي File را انتخاب می کنیم .
  2. گزينه Close را انتخاب می کنیم .

( در اين حالت فقط فايل بسته ميشود و محيط بسته نميشود. )

Zoom یا بزرگنمایی :

برای تغییر بزرگنمایی صفحه درون کادر Zoom از نوار ابزار Standard کلیک کرده و عدد دلخواه ( از 10 تا 400 ) را وارد کرده و سپس دکمه Enter را فشار می دهیم .

دستورهای Undo و Redo :

جلوگیری از اشتباهات در  Excel با استفاده از دکمه های Undo و Redo از نوار ابزار Standard امکان پذیر است . با هر بار کلیک روی دکمه Undo در لیست کارهای انجام شده یک عمل به عقب برمی گردیم و با دکمه Redo به جلو حرکت می کنیم .

ويرايش سلول :

براي ويرايش محتويات يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :

بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كليك كرده ، ويرايش را انجام مي دهيم.

روش دوم :

بر روي سلول double Click كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

انتخاب يک يا چند سلول :

  • براي انتخاب يک خانه کافي است با ماوس بر روي آن کليک کنيم.
  • براي انتخاب تعدادي خانه مجاور کافي است دکمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag کنيم.
  • براي انتخاب يک سطر کافي است روي شماره سطر Click کنيم.
  • براي انتخاب يک ستون کافي است روي حرف ستون Click کنيم.
  • براي انتخاب کل صفحه کافي است از منوي Edit ، گزينه Select All را انتخاب کنيم.

نکته : برای انتخاب سلول یا محدوده های غیر مجاور بعد از انتخاب محدوده اول دکمه Ctrl را نگه داشته و محدوده های بعد را انتخاب می کنیم .

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

Excel  مقدماتی ( 1 )

Excel یک نرم افزار صفحه گسترده است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد.

اجزاء پنجره Excel

با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاء زير است :

1- نوار عنوان (Title Bar)
نواري است که بالاترين بخش پنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه هاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچک نمايي پنجره ميباشد است.

2-نوار منو (Menu Bar )
منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده ، اجرا كنيم.

3-نوارهای ابزار (ToolBars)
برای دسترسی راحت تر به دستورهای موجود در نوار منو نوارهای ابزار مختلفی ایجادشده و در اختیار کاربر قرار دارد . به طور پيش فرض در برنامه اکسل دو نوار ابزار Standard و Formatting ( به دلیل اهمیت بیشتر ) فعال هستند.
نکته : برای دسترسی به لیست کامل نوارهای ابزار از منوی Tools گزینه Customize را کلیک کرده و در پنجره باز شده وارد برگه Toolbars می شویم .

4-نوار فرمول (Formula Bar)
از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوار مختص محيط Excel ميباشد.

5-نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar)
در قسمت پايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6-نوار وضعيت (Status Bar )
در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد که وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد.

فعال کردن نوار ابزار ها :

نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود.
1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbars
2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم

فعال كردن نوار فرمول و نوار وضعيت :

براي فعال كردن نوار وضعيت و نوار فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيک ميزنيم.

اصطلاحات صفحه گسترده Excel

  • فايل صفحه گسترده يا کارپوشه يا Work Book :
    به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاق ميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند.
  • صفحه کاري يا کاربرگ يا Work Sheet :
    هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شده است که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيش فرض هر Book شامل 3 Sheet است و هر صفحه 255 ستون و 65536 سطر دارد .
  • سطر يا Row :

هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 ... مشخص ميشوند.

  • ستون يا Column :

هر Sheet از چندين ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند.

  • سلول يا خانه (Cell) :

محل برخورد يک سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اين سلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و ... باشد.

  • Cell Reference يا آدرس سلول :

هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره ميکند.

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش اکسس ( قسمت هفتم )

تعریف گزارش :

گزارش شیئی است که کاربر از طریق آن فقط امکان مشاهده اطلاعات جدول یا معیار را پیدا می کند. به عبارت دیگر امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارش وجود ندارد .( گزارش بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می شود )

ساخت گزارش  به روش  Report Wizard:

  1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Report و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
  2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Report Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن گزارش بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
  3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
  4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  5. در این مرحله فیلد یا فیلدهایی که می خواهیم گزارش بر اساس آنها گروهبندی شود را انتخاب می کنیم .
    توضیح : با انتخاب فیلد گروهبندی دکمه Grouping Options فعال می شود که درون پنجره این دکمه میتوانیم گروههای گزارش را دسته بندی کنیم . ( مثلا اگر میخواهیم گزارش گروبندی شدهای بر اساس سال تولد بسازیم می توانیم گروهها را بر اساس متولدین دهه های مختلف دسته بندی کنیم )
  6. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  7. در این مرحله نحوه مرتب شدن اطلاعات بر اساس فیلد یا فیلدهای مورد نظر و همچنین به ترتیب صعودی یا نزولی انتخاب می شود . همچنین در این مرحله باکلیک روی دکمه Summary Options ( فقط برای گزارش های گروهبندی شده ) می توانیم بر روی فیلدهای عددی برخی محاسبات را انجام بدهیم .
  8. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  9. در این مرحله با امکانات زیر مواجه می شویم :
    • نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

    • جهت کاغذ را با انتخاب یکی از گزینه های زیر مشخص می کنیم :

Portrate : جهت عمودی

Landscape : جهت افقی

  1. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  2. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری گزارش می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و ... )
  3. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  4. نام دلخواه را برای گزارش ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت گزارش به روش AutoReport :

AutoReport ها قابليت ايجاد گزارش از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Reportاز دکمه New يكي از AutoReport ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن گزارش ايجاد مي‌گردد .

آشنایی با قسمتهای مختلف یک گزارش :

Report Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه گزارش فقط در آغاز گزارش ظاهر می شود ( یعنی بالای صفحه اول گزارش )

Page Header : محتوای این قسمت به عنوان سرصفحه صفحه ها در بالای همه صفحه ها ظاهر می شود .

 Report Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه گزارش فقط در پایان گزارش ظاهر می شود ( یعنی پایین صفحه آخر گزارش )

Page Footer : محتوای این قسمت به عنوان پاصفحه صفحه ها در پایین همه صفحه ها ظاهر می شود .

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش اکسس ( قسمت ششم)

تعریف فرم :

فرم معمولا برای نمایش اطلاعات جدولها یا معیارها به صورت زیباتر و با امکانات آرایش ظاهری گستردهتر استفاده می شود . همچنین فرمی که از یک جدول ساخته می شود علاوه بر نمایش اطلاعات جدول امکان وارد کردن اطلاعات جدید را به کاربر می دهد .

ساخت فرم به روش  Form Wizard :

  1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
  2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Form Wizard را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
  3. فيلدهاي مورد نظر از کادرAvailable Field انتخاب کرده و با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما آنها را به قسمت Selected Field اضافه می کنیم .
  4. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  5. نحوه قرار گيري فيلدها را با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعيين مي‌كنيم :

Columner  ( طرح ستونی )

Tabuler   ( طرح سطری )

Datasheet   ( طرح دیتاشیت )

Justified   ( طرح بهینه یا طرح قاطی ! )

  1. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  2. سبک دلخواه را براي فرم انتخاب می کنیم ( سبک به معنی شکل ظاهری فرم می باشد یعنی ترکیبی از رنگ زمینه و رنگ نوشته ها و ... )
  3. با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .
  4. نام دلخواه را برای فرم ( در کادر بالای صفحه ) وارد کرده و در پایان دکمه Finish را کلیک می کنیم .

ساخت فرم به روش Design View :

  1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Form و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
  2. در پنجره باز شده در کادر بالا روش Design View را انتخاب کرده و در نوار پایین جدول یا معیاری که می خواهیم از آن فرم بسازیم را انتخاب می کنیم و در آخر دکمه OK را کلیک می کنیم .
  3. فیلدهای مورد نظر را از پنجره کوچک Field List کشیده و بر روی سطح فرم در محل دلخواه رها می کنیم .
  4. با استفاده از امکانات موجود در نمای طراحی فرم ( توضیح داده خواهد شد ) شکل ظاهری دلخواه را برای فرم طراحی می کنیم .
  5. فرم را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده اطلاعات به نمای فرم میرویم .

آشنایی با برخی از امکانات موجود در نمای طراحی فرم :

  • با انتخاب فیلدهای مورد نظر و اعمال دکمه های نوار ابزار Formatting می توانیم شکل ظاهری فیلدها را تغییر دهیم .
  • با استفاده از ابزار Label از نوار ابزار Toolbox میتوانیم متن توضیحی دلخواه بر روی فرم بنویسیم .
  • با استفاده از ابزار Image از نوار ابزار Toolbox میتوانیم تصویر دلخواه را بر روی فرم قرار دهیم .
  • با استفاده از ابزار Command Button از نوار ابزار Toolbox میتوانیم روی فرم دکمه عملیاتی با عملکرد دلخواه قرار دهیم .

توضیح : دکمه عملیاتی به دکمهای گفته می شود که با کلیک روی آن یک عمل از پیش تعریف شده اتفاق می افتد . بعد از رسم دکمه عملیاتی پنجره ویزارد مربوط به آن به طور خودکار باز می شود و از کاربر می خواهد که عمل دلخواه را برای اجرا انتخاب کند . ( در پنجره باز شده کادر سمت چپ دسته بندی اعمال و کادر سمت راست اعمال مربوط به هر دسته را نشان میدهد ).

  • با راست کلیک روی هر شیئ و انتخاب گزینه Properties به پنجره خصوصیات مربوط به شیئ مورد نظر دسترسی پیدا می کنیم . (پنجره خصوصیات مربوط به هر شیئ امکان دسترسی به همه اجزائ شیئ را به ما میدهد و توضیح برخی از این خصوصیات در مطالب بعدی ذکر خواهد شد )

ساخت فرم به روش Autoform :

AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و معیار را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد .كافيست که در پنجره اصلی بعد از کلیک روی گزینه Form از دکمه New يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا معیار (نوار پایین پنجره ) گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش اکسس ( قسمت پنجم)

تعریف :

Query یا معیار امکان جداکردن اطلاعات یک یا چند جدول را ( با شرایط انتخاب دلخواه ) برای ما فراهم می کند ( همچنین امکان ساخت فیلد های محاسباتی نیز در معیار ها امکان پذیر می باشد .

ایجاد معیار به روش Design View

  1. در پنجره اصلی ابتدا روی کلمه Query و سپس روی دکمه New کلیک می کنیم .
  2. در پنجره باز شده بعد از انتخاب روش Design View روی دکمه OK کلیک می کنیم .
  3. در لیست ضاهر شده جدولهایی که می خواهیم از آنها معیار بسازیم را انتخاب کرده ( با دکمه Add ) و سپس روی دکمه Close کلیک می کنیم .
  4. فیلدهای دلخواه را برای نمایش در معیار انتخاب می کنیم ( به روش Drag and Drop یا با دابل کلیک روی نام فیلد مورد نظر در کادر بالا )
  5. در سطر Sort در صورت تمایل نحوه مرتب شدن اطلاعات معیار را بر اساس اطلاعات فیلد مورد نظر و به ترتیت صعودی یا نزولی (Ascending  یا Descending )انتخاب می کنیم .
  6. شرطهای مناسب بر اساس تعریف معیار را در سطر Criteria و زیر فیلد مورد نظر وارد می کنیم .
  7. معیار را با نام دلخواه ذخیره کرده و برای مشاهده نتیجه کار به نمای دیتاشیت می رویم ( از منوی View گزینه Datasheet View را انتخاب می کنیم ) .

نکته 1 : هنگام نوشتن شرط در سطر Criteria از توابع , عملگرها و کارکترهای جایگزین زیر می توانیم استفاده کنیم :

توابع

عملگرها

کارکترهای جایگزین

And

Or

Not

Between

> 

>=

< 

<=

<> 

   * ( جایگزین هر تعداد حروف )

   ؟  ( جایگزین دقیقا یک حرف )

نکته 2 :برنامه اکسس برای محاسبه نتیجه ابتدا بین شرطهای نوشته شده در یک سطر عملگر And را در نظر گرفته و سپس بین سطرهای مختلف عملگر Or را اعمال می کند .

نکته 3 :برای نوشتن شرطهای پیچیده و استفاده از توابع ویژه از پنجره Expression Builder کمک میگیریم ( در محل نوشتن شرط راست کلیک کرده و گزینه Build را کلیک می کنیم ) .

نکته 4 :برای تعریف معیارهای پارامتری از مفهوم Query Parameter استفاده می کنیم . به این صورت که هنگام تعریف شرط به جای نوشتن یک مقدار ثابت در شرط میتوانیم از علامت [] استفاده کنیم .

هنگام اجرای معیار اکسس وقتی به این علامت میرسد مقدار آن را از کاربر سوال می کند ( اگر بخواهیم کادری که مقدار جایگزین را سوال می کند متن توضیحی به کاربر نشان دهد می توانیم متن توضیحی را بین دو علامت [] وارد کنیم .

مثال : برای جدا کردن افرادی که درآمدشان از یک مقدار دلخواه بیشتر باشد در سطر Criteria و زیر فیلد درآمد می نویسیم :

[مقدار حداقل درآمد را وارد کنید :]<

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش اکسس ( قسمت چهارم )

تعریف

Primary Key یا کلید اولیه به فیلدی گفته می شود که هر گزینه از محتوای آن فقط به یک رکورد اشاره کند ( مانند فیلد کد ملی در جدول اطلاعات شخصی ) . به لحاظ عملی فیلد کلید اولیه محتوای تکراری و خالی قبول نمی کند

برای انتخاب کلید اولیه در نمای طراحی جدول روی فیلد مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Primary Key  را انتخاب می کنیم .

انواع ارتباط

ارتباط یک به یک : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف اول می تواند فقط به یک رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط در هر دو جدول باید به نوعی تعریف شود که اطلاعات تکراری نداشته باشد ( یعنی فیلدهای عامل ارتباط در هر دو جدول کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط یک به چند : در این نوع رابطه هر رکورد از فیلد عامل ارتباط در طرف یک می تواند به یک یا چند رکورد از فیلد عامل ارتباط در جدول دیگر مربوط شود .

 برای پیاذه سازی این نوع ارتباط فیلد عامل ارتباط فقط در طرف یک باید به شکلی تعریف شود که اطلاعات تکراری و خالی نپذیرد ( کلید اولیه داشته باشد )

ارتباط چند به چند :

در این نوع رابطه چند رکورد از یک جدول با چند رکورد از جدول دیگر ارتباط دارد .

استفاده از این نوع رابطه در بانک های اطلاعاتی مجاز نیست و برای پیاده سازی چنین رابطه ای باید آن را توسط یک جدول واسط به دو رابطه یک به چند تبدیل کنیم .

برای برقراری ارتباط بین دو جدول مسیر زیر را دنبال می کنیم :

  1. از منوی Tools گزینه Relationship را انتخاب می کنیم .
  2. جدولهای مورد نظر برای برقراری ارتباط را با دکمه Add اضافه کرده و سپس دکمه Close را کلیک می کنیم .
  3. روی فیلد عامل ارتباط در جدول اول کلیک کرده و با نگه داشتن دکمه ماوس به سمت فیلد عامل ارتباط در جدول دوم حرکت می کنیم .
  4. بعد از رها کردن دکمه ماوس بر روی فیلد عامل ارتباط در طرف دوم پنجره ارتباط به طور خودکار ظاهر می شود و بعد از کنترل نوع ارتباط دکمه Create را کلیک می کنیم .
  5. پنجره ارتباط را بسته ( در جواب هشدار ذخیره دکمه Save را کلیک می کنیم ) و به پنجره اصلی برمی گردیم .

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش اکسس ( قسمت سوم )

آشنايي با خصوصيات فيلدها در نمای طراحي جدول :

• Field Size :
توسط این ویژگی می توانیم اندازه اطلاعات وارد شده به فیلد را مشخص کنیم

نکته : برای فیلدهای متنی ( از نوع Text ) اندازه فیلد با وارد کردن حداکثر تعداد کارکتر مشخص می شود و برای فیلدهای عددی اندازه فیلد با انتخاب یکی از گزینه های زیر تعریف می شود :

Byte

عدد صحیح بین 0 و 255

Decimal

عدد بین1- 38^10 و1- 38^10-

Integer

عدد صحیح بین 32767 -و 32768

Long Integer

اعداد صحیح بسیار بزرگ

• Format :
این ویژگی نحوه نمايش و قالب بندي اطلاعات درون فیلد را كنترل مي‌کند .

• Input Mask :

توسط این ویژگی و با استفاده از کارکترها و علائم جایگزین میتوانیم قالب دلخواه برای اطلاعات فیلد تعریف کنیم . علائم  و کارکترهای مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:

0 : احتياج به عدد است

9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

L :احتياج به حرف است? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

A :احتياج به حرف يا عدد است: a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

& :احتياج به حرف يا فاصله خالي است

C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

< : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند

> : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند

! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند

\ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

نکته :داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند.

• Caption :

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به صورت عنوان فیلد ( در نمای Datasheet یا نمای مشاهده اطلاعات )ظاهر میشود .

توضیح : از انجا که اختصاص نام فارسی به فیلدها مناسب نیست می توانیم با استفاده از این ویژگی برای فیلدها عنوان فارسی بنویسیم .

• Default Value :

عبارت نوشته شده درون این ویژگی به عنوان مقدار پیش فرض درون فیلد قرار می گیرد .

• Validation Rule

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با نوشتن عبارت شرطی مناسب ( با استفاده از قوائد شرط نویسی که در بخش مربوط به Query توضیح داده خواهد شد ) درون این ویژگی مانع از ورود اطلاعات خلاف انتظار می شویم .

چند مثال برای عبارات شرطی :

 >100

 <>”iran”

 >200 and <400

like"a????"
 

 
 

• Validation Text :

پیغام خطای دلخواه نوشته شده درون این ویژگی زمانی نمایش داده می شود که کاربر درون فیلد مقداری خلاف شرط نوشته شده در ویژگی Validation Rule وارد کند .

• Required :

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ( یعنی انتخاب مقدار Yes ) ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow Zero Length:

مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است یا خیر . 
+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش Access ( قسمت دوم )

ساخت جدول به روش Design View :

با استفاده از اين روش مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.

مراحل ساخت جدول در نمای طراحی ( Design View ) :

  1. واردکردن نام فیلد ها در قسمت Field Name
  2. انتخاب نوع اطلاعات مربوط به هر فیلد در قسمت Data Type
  3. اضافه کردن توضیحات مورد نیاز در قسمت Description
  4. ذخیره جدول با نام دلخواه ( گزینه Save az از منوی File)
  5. رفتن به نمای Datasheet برای وارد کردن اطلاعات جدول ( گزینه View از منوی Datasheet )

نکته

در نامگذاری فیلد ها قواعد زیر را رعایت می کنیم :

  1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
  2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
  3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.

انواع اطلاعات قابل انتخاب برای هر فیلد:

Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد. ( متن کوتاه )

Memo : نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد. ( متن بلند )

Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.

Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.

Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.

AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد ( شماره زن خودکار )

Yes/No : نوع داده دو گزینه ای ( مانند فیلد تاهل )

Ole Object :اضافه کردن اطلاعات خارجی به Access (مانند فایل های صوتی یا تصویری )

HyperLink :درج داده از نوع پیوند یا لینک

LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه بر روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :

  1. از Table or Query
  2. . ايجاد مقادير توسط كاربر
    (در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد)
+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  | 

آموزش Access ( قسمت اول )

تعريف كلي از Access 

اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي است.( بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده به مجموعه ای از اطلاعات سازمان یافته گفته می شود) . بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند.

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید در اکسس :

منوی File

گزینه New

انتخاب گزینه Blanc Database از پانل سمت راست

وارد کردن نام دلخواه برای بانک اطلاعاتی

دکمه Create

تعریف

پنجره اصلی پایگاه داده مهمترین پنجره اکسس و مرکز کنترل اشیاء یک پایگاه داده می باشد .

اجزا یا اشیائ بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:

  1. Table
  2. Query
  3. Form
  4. Report
  5. Page
  6. Macro
  7. Module


• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.

• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.

• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.

• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.

تعریف

Fild :به مجموعه اطلاعات از یک جنس فیلد گفته می شود ( ستونهای یک جدول )

Rcord :به مجموعه اطلاعات مربوط به یک موضوع رکورد گفته می شود ( سطرهای یک جدول )

روشهای ساخت جدول : 

با انتخاب گزينه New در پنجره اصلی پایگاه داده ( بعد از انتخاب شیئ Table ) گزينه‌هاي زير قابل استفاده براي طراحي جدول مي‌باشد.
  1. DataSheet View
  2.  Design View
  3.  Table Wizard
  4.  Import Table
  5.  Link Table

 

+ نوشته شده در ساعت توسط وحید فرزام  |