Powerpoint مقدماتی ( 6 )

ایجاد دكمه های عملیاتی :

دکمه عملیاتی یا Action Button به دکمه یا تصویری گفته می شود که هنگام کلیک روی آن عملیات خاصی اجرا شود ( عملیاتی مثل رفتن به یک اسلاید خاص یا اجرای یک فایل خاص ) .

برای استفاده از این دكمه ها روی شکلی که می خواهیم به عنوان دکمه عملیاتی برنامه ریزی شود راست کلیک کرده و گزینه Action Buttons را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده از کادر Hyperlink to عملی که می خواهیم انجام شود را انتخاب می کنیم . گزینه های این کادر عبارتند از :

• Next Slide: رفتن به اسلاید بعدی
• Previous Slide: رفتن به اسلاید قبلی
• First Slide: رفتن به اسلاید اول
• Last Slide: رفتن به اسلاید آخر
• Last Slide viewed: رفتن به آخرین اسلاید مشاهده شده
• End Show : خروج از نمایش
• Custom Show : اجرای یک Show خاص ( Show  ترتیب یا انتخاب خاص از اسلاید های موجود می باشد و برای ساخت Show باید از منوی Slide Show گزینه Custom Show را کلیک کنیم ) .
• Slide: دراین حالت می توان كلیه اسلایدها را مشاهده واسلایدموردنظرراانتخاب نمود.
• URL: برای Link دادن به آدرس های اینترنتی
• Other PowerPoint Presentation: برای ارتباط دادن به دیگر فایلهای نمایشی PowerPoint
• Other File: در این حالت می توان انواع فایلها را ازهر نوعی كه باشد انتخاب كرد تا هنگام کلیک روی دکمه فایل انتخاب شده اجرا شود .

بعد از انتخاب عمل مورد نظر دکمه OK را کلیک می کنیم .

Powerpoint مقدماتی ( 5 )

شماره گذاری اسلاید ها :

بهتر است هنگام طراحی اسلایدها آنها را شماره گذاری كنیم ، این كار به ما كمك می كند هنگام ایجاد پیوند بتوانیم سریع تر این كار را انجام دهیم . برای شماره گذاری از منوی Insert  گزینه ء Slide Number را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Slide Number را انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .

---

نوشتن Footer یا پاصفحه برای اسلایدها :

از منوی View  گزینه ء Header and Footer را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده گزینه Footer را انتخاب کرده و متن دلخواه را در کادر پایین می نویسیم . در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم .

---

تاریخ گذاری اسلاید ها :

برای تاریخ گذاری از منوی Insert  گزینه ء Date and Time  را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده یکی از دو گزینه زیر را برای نوع تاریخ انتخاب کرده و در پایان دکمه Apply to All را کلیک می کنیم :

• Update Utomatically : تاریخ به روز شونده
• Fixed : تاریخ ثابت ( که در کادر زیر کلمه Fixed وارد می کنیم )

Excel مقدماتی ( 8 )

رسم نمودار

برای رسم نمودار در اکسل ابتدا محدوده ای از سلولها که می خواهیم بر اساس آن نمودار رسم شود را انتخاب می کنیم . سپس روی دکمه Insert Chart  از نوار ابزار Standard کلیک می کنیم و وارد برنامه چهار مرحله ای رسم نمودار می شویم که توضیح مختصر این چهار مرحله به شرح زیر می باشد :

مرحله اول : در این مرحله نوع نمودار را انتخاب می کنیم .برای ترسیم نمودار ، ابتدا باید در مورد نوع نمودار تصمیم گیری کرد. نوع نموداری که انتخاب میکنیم به نوع داده هایی که باید ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگی دارد. تمام نمودارها برای نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نیستند. بعضی از آنها برای نشان دادن نحوه تغییر موارد مورد بحث در طول زمان و بعضی دیگر برای نشان دادن صفت های مجموعه ای از مقادیر نسبت به کل مناسب میباشند.

بعد از انتخاب نوع نمودار با کلیک روی دکمه Next به مرحله بعد می رویم .

مرحله دوم : در این مرحله محدوده ای از سلولها که می خواهیم بر اساس آن نمودار رسم شود را تعریف می کنیم . ( چون این کار را در ابتدا انجام داده ایم به مرحله بعد می رویم .

مرحله سوم : این مرحله شامل شش برگه زیر می باشد :

•  برگه Titles : در این برگه به ترتیب برای نمودار و محور های افقی و عمودی می توانیم عنوان دلخواه بنویسیم .
• برگه Axes : این برگه شامل گزینه های زیر است :
•  الف- Category(x) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد ، مقادیر روی محور X نشان داده میشوند و اگر تیک نخورده باشد نشان داده نمیشوند.
•  ب- Value (Y) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد، مقادیر روی محور Y نشان داده میشوند در غیر این صورت نمایش داده نمیشوند.
• برگه Grid Line : در این برگه با انتخاب گزینه های داده شده  می توانیم خطوط راهنمای افقی و عمودی بر روی نمودار رسم کنیم .
• برگه Legend : با گزینه های ارائه شده در این برگه می توانیم محل Legond یا راهنمای نمودار را مشخص کنیم .
• برگه Data Label : با گزینه های ارائه شده در این برگه می توانیم اطلاعات نمودار را بر روی ستونها نمایش دهیم .
• برگه Data Table : در این برگه با انتخاب گزینه Show Data Table جدول مقادیر نمودار در زیرآن ظاهر میشود.

مرحله چهارم : در این مرحله با انتخاب یکی از گزینه های زیر مقصد نمودار را انتخاب می کنیم .

الف- As New Sheet : این گزینه نمودار را در یک Sheet جدید با اسم دلخواه ( اسم پیش فرض Chart 1 است) ایجاد میکند.

ب- As Object in : این گزینه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب میکنیم ، ( از Sheet های موجود ) رسم میکند و نمودار رسم شده قابل جابجا کردن و تغییر اندازه نیز میباشد.

نکته مهم : اگر بعد از رسم نمودار بخواهیم به مراحل چهارگانه مراجعه کنیم باید روی سطح نمودار رسم شده راست کلیک کرده و یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنیم :

Chart Type -------------  مرحله اول

 Source Data------------  مرحله دوم

Chart Options ----------  مرحله سوم

Location -----------------  مرحله چهارم

Excel مقدماتی ( 7 )

ویژگی Autofill

یکی از مفید ترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار میباشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی میتوانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. همچنین میتواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی میتوان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد.

برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم :

1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را مینویسیم.
2- این مقادیر را انتخاب میکنیم.
3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم.
4- حال به طرف پایین یا راست Drag میکنیم.
5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر میشوند.

---

ایجاد لیست جدید خودكار:

برای ایجاد لیست جدید( مانند لیست ماههای سال ) مراحل زیر را انجام میدهیم :
1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب برگه  Custom list
4- انتخاب New List در کادر Custom List
5- تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter میکنیم.)
6- انتخاب دکمه Add
7- OK

---

غیر فعال کردن Auto Fill :

Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی میکنیم :
1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب برگه Edit
4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال میکنیم
5- OK

Powerpoint تکمیلی ( 1 )

کار با Slide Master

تعربف : Slide Master یا اسلاید رهبر به اسلایدی گفته می شود که تنظیمات انجام گرفته بر روی آن به طور خودکار بر همه اسلایدها اعمال شود .

توضیح : فرض کنید که شما یک نمایش با 6 اسلاید ایجاد کرده اید . اگر به طور مثال بخواهید بالای همه اسلایدها آرم شرکت را اضافه کنید به جای آنکه این عمل را در هر اسلاید به طور جداگانه انجام دهید می توانید به Slide Master مراجعه کرده و با اضافه کردن آرم شرکت به Slide Master مطمئن باشید که تغییر انجام شده به همه اسلاید ها انجام خواهد شد .

---

برای دسترسی به Slide Master از منوی View گزینه Master و سپس گزینه Slide Master را کلیک می کنیم . در تصویر زیر برخی از امکانات قابل تغییر ذکر شده است :

بعد از انجام تغییرات در Slide Master برای برگشت به حالت عادی از منوی View گزینه Normal را انتخاب کنید و مشاهده کنید که تغییرات انجام شده بر همه اسلاید‌ها اعمال شده است .

---

 نکته 1 : دقت داشته باشید که آنچه در Slide Master بعنوان راهنما تایپ شده است را نمی‌توانید تغییر بدهید و اگر بخواهید مثلا نام شرکت را در Slide Master وارد کنید باید متن را در داخل یک Text box درج کنید.

نکته 2 : در داخل Slide Master می‌توانید یک Animation یا یک Action Button‌‌ قرار دهید و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.

 

Excel تکمیلی ( 2 )

نام گذاری سلولها و محدوده ها در Excel

توضیح : در اکسل می توانیم به سلول یا محدوده مورد نظر نام دلخواه اختصاص بدهیم . از نام گذاری برای راحتی در انتخاب ، فرمول نویسی و ... استفاده می کنیم . ( توضیح فوائد نام گذاری در ادامه ذکر خواهد شد )

---

روشهای نام گذاری سلولها و محدوده ها :

روش اول : تعریف نام ها با استفاده از Name Box

راحت ترین روش نام گذاری سلولها و محدوده ها این است که ابتدا سلول یا محدوده مورد نظر را انتخاب کرده و سپس نام دلخواه را برای آن در کادر نام ( کادر سمت چپ نوار فرمول که تصویر آنرا مشاهده می کنید ) نوشته و سپس دکمه Enter را فشار می دهیم .

روش دوم : تعریف نام ها با استفاده از دستور Name :

ابتدا سلول یا ناحیه مورد نظر را انتخاب می کنیم . سپس از منوی Insert گزینه Name و از زیر منوی باز شده گزینه Define را انتخاب می کنیم . در پنجره باز شده ( شکل زیر ) نام دلخواه را در کادر بالای صفحه می نویسیم و در پایان دکمه OK را کلیک می کنیم .

نکته : ما مجبور نیستیم از ابتدا سلولهای مورد نظر را انتخاب کنیم بلکه می توانیم در پنجره Define Name هم نام را تعریف کنیم و هم سلولها را در آن جا مشخص کنیم.برای تعیین  سلولها در هنگام تعریف نام باید آدرس سلولها را در جلوی کادر Refer To تایپ کنیم یا سلولها را با ماوس انتخاب نماییم.

---

فوائد نامگذاری محدوده ها :

1. انتخاب آسان تر محدوده های انتخاب شده :
   • برای انتخاب محدوده های نام گذاری شده کافیست که کادر نام را در نوار فرمول ( سمت چپ نوار فرمول ) باز کرده و روی نام محدوده دلخواه کلیک کنیم .
2. استفاده از نام محدوده به جای آدرس آن در فرمولهای محاسباتی
   • فرض کنید که محدوده A2:C5 را به اسم " درآمد " نام گذاری کرده ایم . برای محاسبه جمع اعداد محدوده ذکر شده می توانیم بنویسیم      ( درآمد )sum=
3. تعریف لینک یا پیوند به ناحیه نام گذاری شده :
   • برای تعریف لینک به ناحیه ای که قبلا نام گذاری شده است مسیر زیر را دنبال می کنیم :
   1. ابتدا سلولی که می خواهیم به عنوان لینک عمل کند را انتخاب می کنیم .
   2. از منوی Insert گزینه Hyperlink را انتخاب می کنیم .
   3. در پنجره باز شده ابتدا از ستون سمت چپ گزینه Place in This Document را انتخاب می کنیم و سپس روی نام ناحیه مورد نظر کلیک می کنیم و در پایان دکمه OK را کلیک می کنیم . ( تصویر زیر )

 

نکته : محدوده هایی که تا کنون نام گذاری کرده ایم در همه صفحه های یک فایل قابل دسترسی هستند . اگر بخواهیم ناحیه تعریف شده فقط در صفحه جاری قابل دسترسی باشد باید هنگام تعیین نام ( در پنجره Define Name ) قبل از نام محدوده نام صفحه را با علامت تعجب وارد کنیم. مثلا برای تعریف نام inc در صفحه S1 باید در کادر نام تایپ کنیم S1!inc .به این ترتیب نام inc فقط در صفحه S1 قابل دسترس خواهد بود.

Excel تکمیلی ( 1 )

رمز گذاری بر ای فایل اکسل

• فایل مورد نظر را در برنامه اکسل باز می کنیم .
• از منوی File گزینه Save az را انتخاب می کنیم .
• در پنجره باز شده از منوی Tools گزینه General Options را کلیک می کنیم .(شکل زیر )

• رمز مورد نظر را در کادر Password to open وارد می کنیم و دکمه OK را کلیک می کنیم .
• رمز وارد شده را تکرار کرده و دکمه OK را کلیک می کنیم .
• فایل را با نام دلخواه ذخیره می کنیم .

نکته : در نوشتن رمز حتما از کارکترهای غیرمعمول استفاده کنید درغیر این صورت برنامه های رمز گشا به راحتی رمز شما را پیدا خواهند کرد .

تنظیم Outlook Express برای Gmail

خواندن و ارسال ایمیل در سرعت ارتباط پایین معمولا کاری طاقت فرسا است. با استفاده از برنامه Outlook Express مي توانيد به راحتي ايميل ها را چك كنيد و آنها را بصورت Offline بر روي كامپيوتر داشته باشيد و همچنین شما سرعت زيادي براي ارسال و دريافت نامه ها از Gmailتان خواهيد داشت.

 برای چک کردن Gmail در Outlook Express باید مراحل زیر را انجام دهید :

مرحله اول -  تنظيم در Gmail

• ابتدا به Account خود در Gmail وارد شوید .
• بر روي Settings ( در گوشه بالا و سمت راست ) کليک کنيد تا پنجره Mail Settings نمايش داده شود .
• سربرگ Forwarding and POP انتخاب کنيد.
• در قسمت POP Download گزينه Enable POP for all mail را تيک بزنید .
• از پايين صفحه گزينه Save changes را کليک کنيد.

 مرحله دوم -  تنظيم در Outlook Express

• برنامه Outlook Express را اجرا نماييد.
• از منوي Tools  بر روي گزينهAccounts  کليک کنيد.
• ابتدا بر روي گزينه Add و سپس گزينه Mail را کليک کنيد.
• در پنجره بعد فقط نام مورد نظر خود را در کادر Your Name وارد کنيد وکليد Next را بزنيد.
• در پنجره بعد آدرس کامل Gmail خود را وارد کنيد و سپس Next کنيد.
• در پنجره بعد ابتدا گزينه My incoming mail server را بر روي POP3 تنظيم نماييد و سپس براي گزينه  Incoming Mail serverعبارت POP.Gmail.Com را وارد نماييد و در زير گزينه Outgoing mail (SMTP) server عبارت SMTP.Gmail.Com را تايپ و بعدNext  کنيد.
• در پنجره بعد نام کاربري و پسوردي که در Gmail ثبت کرده‌ايد را وارد کنيد. اگر بخواهيد در هر بار connect شدن به سرور، پسورد از شما سئوال نشود، گزينه Remember password را تيک بزنيد وNext  را کليک کنيد و در نهايت، دکمه Finish را بزنيد.
•  اکنون در پنجرهInternet Accounts  گزينه POP.Gmail.Com  اضافه شده ، بر روي آن 2 بار کليک کنيد تا پنجره خصوصیات ظاهر شود .
• در سر برگ Server  گزينه My Server requires authentication را تيک بزنيد. ( پایین صفحه )
• سپس به سربرگ Advanced برويد و تنظيمات را مطابق شکل زیر اعمال کنيد و
• در پایان دکمه OK را کلیک کنید .

ساختن یک آدرس ایمیل در Yahoo

• وارد صفحه اصلی سایت یاهو به آدرس www.yahoo.com می شویم .
• روی لینک  Sign Up  در سمت راست صفحه کلیک می کنیم .
• مشخصات مورد نیاز را در کادرهای زیر وارد می کنیم :

نام و نام خانوادگی	My Name
جنسیت	Gender
تاریخ تولد ( بر حسب تاریخ میلادی )	Birthday
کشور محل سکونت	I live in
کد پستی	Postal Code
ID یا شناسه دلخواه ( منظور همان بخش اول آدرس ایمیل می باشد ) نکته : برای اینکه وجود ID انتخاب شده را بررسی کنیم کافیست که روی دکمه Check  کلیک کنیم .	Yahoo ID and Email
رمز ورود ( حد اقل باید 8 کارکتر داشته باشد )	Password
تکرار رمز	Retype Password
ایمیل دوم یا جایگزین ( نوشتن آدرس ایمیل دوم اختیاری است و زمانی از آن استفاده می شود که حساب ما به دلیلی دچار مشکل شود . در این مواقع  Yahoo  پیغام خود را به آدرس ایمیل دوم ارسال می کند )	Alternate Email
انتخاب سوال امنیتی مورد نظر ( اگر به دلیلی رمز ایمیل خود را فراموش کنیم به یاهو این موضوع را اعلام می کنیم و یاهو سوال امنیتی که انتخاب کردیم را از ما می پرسد . اگر جوابی که می دهیم همان جوابی باشد که در بخش پاسخ سوال امنیتی وارد کرده ایم یاهو امکان تغییر رمز را برای ما فراهم می کند )	Security Question
پاسخ دلخواه به سوال امنیتی انتخاب شده	Your Answer
حروف و اعداد کج و نامرتب ظاهر شده در این بخش را در کادر بالای آن وارد می کنیم .	Type the code shown

•  مربع سمت راست عبارت Do you agree  را تیک می زنیم .
• در پایان روی دکمه Create My Account  کلیک می کنیم .

نکته 1 : تمامی مشخصات ثبت شده هنگام ساخت یک آدرس ایمیل قابل تغییر می باشد ( به جز ID ) به همین دلیل هنگام وارد کردن مشخصات فردی حساسیت به خرج نمی دهیم .

نکته 2 : برای وارد شدن به صندوق یاهو وارد صفحه www.yahoo.com می شویم . سپس روی لینک Sign In در سمت راست صفحه کلیک می کنیم و بعد از نوشتن Username ( منظور همان ID می باشد ) و رمز به ترتیب در کادر های Username و Password روی دکمه Sign In کلیک می کنیم . در صفحه باز شده ( همان صفحه اصلی سایت یاهو ) روی لینک Mail در سمت راست صفحه کلیک می کنیم

ساختن یک آدرس ایمیل در Gmail

• در نوار آدرس پنجره Internet Explorer  آدرس mail.google.com را وارد می کنیم .
• در پنجره باز شده روی  لینک Sign up for Gmail کلیک می کنیم .
• مشخصات مورد نیاز را در کادرهای زیر وارد می کنیم :
  

نام	First name:
نام خانوادگی	Last name:
ID یا شناسه دلخواه ( منظور همان بخش اول آدرس ایمیل می باشد ) نکته : برای اینکه وجود ID انتخاب شده را بررسی کنیم کافیست که روی دکمه Check Availability کلیک کنیم .	Desired Login Name:
رمز ورود ( حد اقل باید 8 کارکتر داشته باشد )	Choose a password:
تکرار رمز	Re-enter password:
انتخاب سوال امنیتی مورد نظر ( اگر به دلیلی رمز ایمیل خود را فراموش کنیم به گوگل این موضوع را اعلام می کنیم و گوگل سوال امنیتی که انتخاب کردیم را از ما می پرسد . اگر جوابی که می دهیم همان جوابی باشد که در بخش پاسخ سوال امنیتی وارد کرده ایم گوگل امکان تغییر رمز را برای ما فراهم می کند )	Security Question:
پاسخ دلخواه به سوال امنیتی انتخاب شده	Answer:
ایمیل دوم ( نوشتن آدرس ایمیل دوم اختیاری است و زمانی از آن استفاده می شود که حساب ما به دلیلی دچار مشکل شود . در این مواقع Google پیغام خود را به آدرس ایمیل دوم ارسال می کند )	Secondary email:
محل سکونت	Location:
حروف و اعداد کج و نامرتب ظاهر شده در این بخش را در کادر زیر آن وارد می کنیم .	Word Verification:

• در پایان روی دکمه I accept . Create my account  کلیک می کنیم .

نکته : برای وارد شدن به صندوق Gmail وارد صفحه mail.google.com می شویم و بعد از نوشتن Username ( منظور همان ID می باشد ) و رمز به ترتیب در کادر های Username و Password روی دکمه Sign In کلیک می کنیم .